Médiation d'équipe

De WikiMediation.

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La médiation est une discipline à part entière. La médiation, en tant que discipline, propose un processus, constitué d’étapes adaptables au contexte, et de règles de communication et de fonctionnement dont le médiateur est le garant. Elle a pour objectif d’aboutir, sans obligation pour le médiateur, au résultat le plus satisfaisant possible pour les parties – non pour le tiers médiateur.

Sommaire

De la prise de décision individuelle à la prise de décision collective

Il s’agit d’un mode d’accompagnement des personnes en vue de prendre une décision commune.

A partir de cette définition, nous nous sommes intéressés au processus de prise de décision au sein d’une équipe de travail, comme par exemple un comité de direction et plus globalement aux processus de décision d’une structure, c'est-à-dire d’une entreprise toute entière ou de toute autre forme d’organisation.(association,…)

Nous avons beaucoup étudié les différents modes de fonctionnement d’équipe et les modes de gouvernance des entreprises. Nous avons aussi analysé les différentes techniques d’ « empowerment » des collaborateurs, de conduite du changement (séminaires au vert, team building, coaching d’équipe,…), en bref de tous ces outils et approches de consultants et de coach qui fleurissent dans nos entreprises depuis plusieurs années et dont les résultats restent très insatisfaisant. Au fond, ceci vient du fait que les fondamentaux de la Médiation sont les grands absents de toutes ces approches.

A partir de ce constat, nous avons mis au point des processus permettant à une équipe, à une structure de prendre des décisions, en s’appuyant sur les fondamentaux de cette discipline qu’est la médiation.

La logique veut que nous puissions procéder par étapes pour solutionner toute difficulté que pourrait rencontre une entreprise, une équipe. Voici dans l’ordre les 3 temps de notre processus logique de résolution de problèmes :

1- Définir et analyser le problème

2- Prendre une décision pour le résoudre

3- Implanter les décisions et les suivre

Ces 3 temps sont d’égale importance et bien qu’ils relèvent d’une logique élémentaire, nous les ignorons et les escamotons régulièrement. Nos temps de rencontre sont trop souvent des moments épuisants et inefficaces parce qu’on y danse rarement en mesure et quant à la musique, on y privilégie le tapage des débats, les monologues ennuyeux et les non-dits aux dialogues constructifs conduisant à une décision partagée.

En pratique, trois raisons sont susceptibles de motiver nos rencontres d’équipe. Nous souhaitons :

1- Etudier une situation dans le dessein de proposer des améliorations

2- Nous concerter pour prendre une décision visant à résoudre un problème

3- Coordonner nos actions dans la réalisation de nos décisions

Ces 3 activités sont nécessaires à la résolution de nos problèmes et requièrent des lieux et des temps de rencontre spécifiques.

L’approche de la Médiation propose de distinguer et d’intégrer ces 3 temps de rencontre pour mieux soutenir le processus de résolution de problèmes. Les groupes qui vont se former pour créer ces lieux de rencontre portent des noms :

1- Le groupe d’amélioration

2- Le cercle de Médiation pour les prises de décision

3- Le comité de coordination ou de direction

Le groupe d’amélioration est constitué de personnes compétentes mandatées pour étudier une situation problématique et faire une proposition au cercle qui l’a mandaté.

Le cercle de Médiation pour les prises de décision est constitué de tous les membres d’une unité de travail. La structure d’un cercle de médiation est donc celle de la structure de commandement traditionnelle.

Le comité de coordination ou comité de direction est constitué des membres d’une équipe de travail. Elle a pour mandat d’exécuter les décisions du cercle de médiation et d’en faire le suivi.

Dans les organisations traditionnelles, le cercle de prise de décision est assimilé au comité de coordination ou de direction. Or, quand le comité de coordination ou de direction s’arroge cette autorité, le pouvoir exécutif s’approprie du même coup le pouvoir législatif. C’est donc dire qu’il s’arroge le pouvoir d’orienter l’organisation sans le consentement de ses membres. L’indépendance des pouvoirs est pourtant un principe connu depuis l’avènement du mode de gouvernance démocratique. Il est reconnu en démocratie que la domination d’un des pouvoirs (le législatif, l’exécutif ou le judiciaire) brise le lien de confiance entre les partenaires sociaux parce qu’elle installe la dictature. Ce régime peut être temporairement bienveillant et confortable, mais, dans tous les cas, il nie la liberté et la responsabilité humaine. Il n’est donc pas en cohérence avec les fondamentaux de la Médiation.

Comme dans le mode de gouvernance connu sous le nom de sociocratie, l’approche de la médiation défend le principe de l’indépendance des pouvoirs en mettant en place une structure de communication qui distingue le lieu de prise de décision de celui de leur exécution. Les décisions sont étudiées en groupe d’amélioration, elles sont prises en cercle de médiation et elles sont exécutées dans la structure de commandement habituelle soit par le comité de direction de l’unité.

les mouvements qui vont animer ces lieux de rencontre. La séquence de ces mouvements ou activités respecte l’ordre logique du processus de résolution de problème

Le groupe d’amélioration

But : Formuler une proposition

Etapes :

- Définir le problème

- Analyser les causes

- Proposer une solution

Le cercle de Médiation

But : Prendre une décision

Etapes :

- Clarifier la proposition

- Décider de la proposition

- Promulguer la décision

Le comité de direction

But : Implanter la décision retenue

Etapes :

- Mesurer le progrès

- Ajuster le mandat

- Relancer l’action

Chacun des lieux de rencontre se voit ainsi déléguer trois étapes dans le processus de résolution de problème.

les trois processus qui constituent la démarche logique de résolutions de problèmes proposée par l’approche de la Médiation

- Processus d’élaboration d’une proposition

- Processus de Médiation : prise de décision par consentement

- Processus d’exécution des décisions

L’apport principal de l’approche de la médiation réside dans la mise en place d’un processus particulier de prise décision par consentement dans un lieu distinct des deux autres processus, élaboration d’une proposition et exécution des décisions, plus habituels. Comme nous le verrons plus tard, il impacte directement les aspects d’appropriation et de pertinence des décisions. Il contribue directement à l’acceptation des changements, à l’amélioration du fonctionnement de l’unité (approche qualité), à la création d’une véritable équipe et culture d’entreprise.

brève description du processus de Médiation, celui qui permet la prise de décision par consentement

Cercle de médiation : processus de prise de décision par consentement

Une bonne décision est celle qui respecte les limites, les tolérances, les besoins de ceux et celles qui devront vivre les conséquences de cette décision.

L’approche de la médiation garantit à tous les membres de l’organisation un poids équivalent dans le processus de prise de décision. IL va sans dire que la prise de parole doit respecter la voie hiérarchique et que chaque personne est invitée à débattre à son niveau les changements qu’elle veut voir advenir dans l’organisation avant d’en faire la promotion au niveau supérieur et ce jusqu’au sommet de la pyramide.

processus de travail du cercle de médiation

Clarifier

1-Clarifier la proposition

2-Réagir à la proposition

3-Amender la proposition s’il y a lieu

Décider

4-Recueillir les objections

5-Bonifier la proposition avec les objections

6-Obtenir le consentement des membres

Promulguer

7-Rédiger la décision

8-Approuver la rédaction de la décision

9-Evaluer le processus


1-Clarifier la proposition

D’entrée de jeu, le médiateur, qui est l’animateur du cercle de prise de décision, offre aux membres du cercle l’occasion de poser des questions pour permettre à chacun de comprendre la proposition. Il ne s’agit pas de donner son opinion sur la proposition mais de s’entendre sur la signification des termes employés et de l’intention générale de ceux et celles qui ont fait la proposition.

2-Réagir à la proposition

Une fois que les membres du cercle comprennent la proposition, le médiateur leur donne tour à tour un temps de parole pour réagir. Ce temps de parole de chacun est établi en fonction du temps disponible. Ce temps de réaction n’est pas un temps de débat. Le médiateur du cercle interdit la réplique ou les échanges entre les membres. Chacun expose son point de vue sans discussion.

3-Amender la proposition s’il y a lieu

Fort des arguments entendus dans la ronde de réactions, la personne mandatée pour présenter la proposition au cercle (généralement un membre du cercle) a le loisir d’amender sa proposition. Cette procédure fait gagner beaucoup de temps quand, à l’étape précédente, les membres ont eu le loisir d’exposer le fond de leur pensée.

4-Recueillir les objections

Que la proposition soit amendée oui non, à cette étape, le médiateur recueille à la ronde les objections à la proposition. On recommande d’abord de faire une ronde pour savoir si oui ou non il y a des objections et de revenir par la suite à chaque personne qui a manifesté son objection pour l’aider à la formuler et la noter au tableau. Le cercle peut être mis à contribution pour cela. Il faut se rappeler que dans un cercle de médiation les objections sont les bienvenues.

5-Bonifier la proposition avec les objections

Une fois les objections écrites au tableau, on décidera de l’ordre de leur importance par un choix pondéré si les membres y consentent. Par la suite, les membres du cercle seront invités à faire preuve de créativité pour améliorer la proposition à l’aide des objections. Si cela est impossible, l’objection tombe à moins qu’elle renverse complètement la proposition.

6-Obtenir le consentement des membres du cercle

Une fois la proposition bonifiée à l’aide objections, le secrétaire du cercle rédige la nouvelle proposition et le médiateur demande dans une nouvelle ronde si les membres du cercle ont encore des objections à la nouvelle proposition. Si oui, on revient à l’étape 4. Sinon, on poursuit.

7-Rédiger la décision

A cette étape, le médiateur du cercle demande au secrétaire de rédiger la décision.

8-Approuver la rédaction de la décision

Le médiateur fait approuver la rédaction de la décision par les membres du cercle sur la base du consentement.

9-Evaluer le processus

Dans toute rencontre de médiation, l’étape d’évaluation est d’une importance capitale. Elle permet au cercle d’apprendre de son expérience. C’est peut-être la fonction la plus importante d’un cercle de médiation : le développement de sa propre culture. Ce moment est un temps de réflexion, de retour sur soi sans quoi la rencontre reste incomplète et risque de se poursuivre inconsciemment en dehors du cercle. La clôture officielle de la rencontre permet à chacun de laisser dans le cercle ce qui appartient au cercle et doit servir à son évolution.

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